Tagihan yang jelas membantu penjual dan pembeli memahami jumlah, barang atau jasa, serta batas waktu pembayaran. Dokumen ini juga memudahkan pencatatan transaksi saat usaha perlu memeriksa arus kas. Karena itu, invoice pembayaran sebaiknya dibuat lengkap sejak awal transaksi.
Invoice berbeda dengan bukti uang telah diterima. Penjual biasanya menerbitkan invoice untuk meminta pembayaran, sedangkan kwitansi diberikan setelah pembayaran diterima. Memahami perbedaan ini dapat mencegah salah pencatatan di kemudian hari.
Bagi usaha kecil hingga perusahaan, format invoice yang konsisten membuat proses penagihan terasa lebih profesional. Dokumen tersebut dapat dibuat secara manual melalui aplikasi pengolah dokumen atau memakai aplikasi pembukuan digital.
Apa Itu Invoice Pembayaran
Invoice pembayaran adalah dokumen tagihan dari penjual kepada pembeli atas produk atau jasa yang telah diserahkan. Di dalamnya tercantum nilai yang harus dibayar, identitas pihak terkait, dan ketentuan pembayaran. Dokumen ini umum dipakai dalam transaksi bisnis yang pembayarannya tidak selalu dilakukan saat barang diterima.
Invoice dapat diterbitkan sebelum atau sesudah barang dikirim, sesuai kesepakatan penjual dan pembeli. Namun, tanggal terbit dan tenggat pembayaran perlu ditulis dengan jelas. Cara ini membantu kedua pihak menghindari salah paham.
Dalam pencatatan akuntansi, invoice juga berkaitan dengan piutang, yaitu hak perusahaan untuk menerima pembayaran dari pelanggan. Menurut Warren, Reeve, dan Duchac dalam buku Accounting, piutang usaha muncul ketika perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit.
Bedanya dengan kwitansi dan faktur pajak
Kwitansi merupakan tanda bahwa pembayaran telah diterima. Sementara itu, invoice pembayaran berfungsi sebagai tagihan yang menunjukkan kewajiban pembayaran pelanggan. Jika pembayaran sudah lunas, penjual dapat melampirkan kwitansi atau memberi status lunas pada invoice.
Faktur pajak memiliki fungsi yang lebih khusus karena berkaitan dengan Pajak Pertambahan Nilai atau PPN. Menurut Direktorat Jenderal Pajak dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER 03 PJ 2022, faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak.
Istilah yang perlu dipahami
Nomor invoice adalah kode unik untuk memudahkan pencarian dan pencatatan tagihan. Ada pula istilah due date, yaitu tanggal terakhir pelanggan harus membayar. Penjual juga dapat mencantumkan payment terms, yakni aturan pembayaran seperti pembayaran maksimal 30 hari.
Fungsi Invoice Pembayaran bagi Usaha
Invoice membantu usaha menagih pembayaran secara tertib. Dokumen ini memberi rincian yang dapat diperiksa pelanggan sebelum melakukan transfer. Selain itu, invoice memudahkan pemilik usaha melihat tagihan yang sudah dan belum dibayar.
Format yang rapi juga berguna ketika bisnis perlu mencocokkan catatan penjualan dengan mutasi rekening bank. Proses ini dikenal sebagai rekonsiliasi, yaitu pemeriksaan kesesuaian antara dua catatan transaksi. Kesalahan nominal atau pembayaran ganda dapat lebih cepat ditemukan.
Invoice digital pun dapat disimpan sebagai dokumen bisnis. Menurut Undang Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, dokumen perusahaan dapat dialihkan ke mikrofilm atau media lainnya dan tetap memiliki nilai sebagai alat bukti.
Memperjelas rincian tagihan
Invoice perlu menjelaskan barang atau jasa yang ditagihkan secara spesifik. Contohnya, jasa desain logo, jumlah satu paket, dan harga yang telah disepakati. Hindari menulis keterangan terlalu umum seperti jasa lainnya karena pelanggan dapat kesulitan memeriksa tagihan.
Mendukung pencatatan dan audit
Arsip invoice membantu usaha menelusuri asal transaksi ketika ada komplain atau pemeriksaan internal. Dokumen ini juga dapat menjadi pelengkap laporan penjualan dan piutang. Simpan invoice berdasarkan nomor dan periode agar mudah ditemukan.
Komponen dan Cara Membuat Invoice Pembayaran
Invoice yang baik tidak harus memakai desain rumit. Fokus utamanya adalah informasi terbaca jelas dan sesuai transaksi sebenarnya. Pastikan nominal, pajak, serta data rekening diperiksa sebelum dokumen dikirim.
Usaha dapat memakai format yang sama untuk setiap pelanggan agar administrasi lebih cepat. Nomor invoice sebaiknya tidak berulang karena berisiko menyulitkan pencarian dokumen. Di sisi lain, penggunaan format digital membuat pembaruan status pembayaran lebih praktis.
Invoice pembayaran sebaiknya dikirim melalui saluran yang dapat dilacak, seperti email atau aplikasi bisnis. Simpan salinan dokumen dan bukti pengiriman sebagai arsip. Langkah sederhana ini membantu saat pelanggan meminta salinan tagihan.
Informasi yang wajib dicantumkan
Isi invoice setidaknya mencakup nama usaha, alamat atau kontak, nomor invoice, tanggal terbit, dan data pelanggan. Cantumkan pula daftar barang atau jasa, kuantitas, harga satuan, diskon bila ada, total tagihan, serta tenggat pembayaran. Jika usaha memungut PPN, tuliskan komponen pajaknya secara terpisah.
Langkah membuat invoice yang rapi
- Tulis identitas usaha dan pelanggan secara lengkap.
- Buat nomor invoice yang unik dan mudah dilacak.
- Rinci barang atau jasa beserta harga satuannya.
- Hitung total, diskon, pajak, dan biaya tambahan dengan teliti.
- Masukkan tenggat waktu serta metode pembayaran.
- Periksa ulang data sebelum mengirimkan invoice pembayaran.
Setelah pelanggan membayar, segera perbarui status tagihan menjadi lunas. Kirimkan konfirmasi atau kwitansi agar transaksi tercatat jelas di kedua pihak.
