Pelaku usaha yang ingin mengajukan kredit, mengikuti pengadaan, atau melengkapi data administrasi sering diminta menunjukkan bukti bahwa usahanya benar ada. Salah satu dokumen yang masih dikenal di tingkat desa atau kelurahan adalah surat keterangan usaha. Namun, untuk perizinan berusaha saat ini, pelaku UMKM perlu memahami peran Nomor Induk Berusaha atau NIB.
Surat keterangan usaha dapat membantu menjelaskan alamat dan kegiatan usaha kepada pihak yang membutuhkan. Sementara itu, NIB diterbitkan melalui sistem Online Single Submission atau OSS sebagai identitas resmi pelaku usaha.
Apa Itu Surat Keterangan Usaha
Surat keterangan usaha adalah surat yang menerangkan bahwa seseorang menjalankan usaha di wilayah tertentu. Dokumen ini umumnya diterbitkan oleh pemerintah desa atau kelurahan setelah data pemohon diperiksa. Isi dan persyaratannya dapat berbeda di setiap daerah.
SKU sering dipakai sebagai dokumen pendukung, terutama untuk kebutuhan administrasi lokal. Pemohon sebaiknya menanyakan langsung ketentuan terbaru kepada kantor desa atau kelurahan. Langkah ini penting karena banyak layanan usaha kini memakai sistem digital.
Di sisi lain, SKU tidak selalu dapat menggantikan izin usaha. Keperluan usaha perlu disesuaikan dengan aturan instansi yang meminta dokumen tersebut.
Isi yang Tercantum dalam SKU
SKU biasanya memuat nama pemilik, nomor identitas, alamat tempat tinggal, nama usaha, jenis kegiatan, dan lokasi usaha. Surat ini juga mencantumkan tanggal penerbitan serta tanda tangan pejabat yang berwenang.
Data harus ditulis sesuai kondisi sebenarnya. Perbedaan alamat atau jenis usaha dapat menghambat proses saat dokumen dipakai untuk pengajuan lain.
SKU dan NIB Memiliki Fungsi Berbeda
SKU berfungsi sebagai keterangan administratif dari wilayah setempat. NIB merupakan identitas pelaku usaha yang diterbitkan melalui OSS untuk menjalankan kegiatan usaha sesuai tingkat risikonya.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko, NIB menjadi identitas pelaku usaha sekaligus legalitas untuk menjalankan kegiatan usaha. Karena itu, pemilik usaha yang ingin membangun legalitas perlu memprioritaskan pengurusan NIB.
Fungsi Surat Keterangan Usaha bagi Pemilik Usaha
Surat keterangan usaha masih dapat berguna ketika lembaga tertentu membutuhkan penjelasan mengenai keberadaan usaha di suatu wilayah. Dokumen ini kerap diminta sebagai pelengkap, bukan satu-satunya syarat. Pemakaiannya bergantung pada kebijakan bank, koperasi, pemerintah daerah, atau penyelenggara program.
SKU juga membantu pelaku usaha mikro yang belum memiliki arsip administrasi yang rapi. Meski begitu, pelaku usaha tetap perlu menyimpan bukti lain, seperti NIB, catatan transaksi, dan data perpajakan bila sudah wajib pajak.
Berikut beberapa kegunaan SKU yang umum ditemui dalam kehidupan sehari-hari.
- Melengkapi berkas pengajuan pembiayaan di koperasi atau lembaga keuangan tertentu.
- Mendukung verifikasi alamat usaha dalam program pemerintah daerah.
- Menjadi dokumen pendamping saat mendaftar pelatihan atau bantuan UMKM.
- Membantu menjelaskan jenis usaha kepada calon mitra atau pemasok lokal.
- Melengkapi arsip administrasi usaha sebelum mengurus dokumen lain.
Dokumen Pendukung untuk Pembiayaan
Lembaga pembiayaan biasanya menilai identitas pemohon, kemampuan membayar, serta informasi usaha sebelum mengambil keputusan. SKU dapat mendukung keterangan tersebut apabila memang diminta oleh lembaga terkait.
Menurut Otoritas Jasa Keuangan dalam Buku Seri Literasi Keuangan Perguruan Tinggi, kredit diberikan berdasarkan keyakinan bank atas kemampuan dan kesanggupan debitur melunasi kewajibannya. Artinya, SKU tidak menjamin kredit disetujui.
Administrasi Usaha yang Lebih Tertata
Mengurus SKU dapat menjadi awal untuk menata data usaha, termasuk alamat, produk, dan pemilik usaha. Data yang konsisten akan memudahkan pengisian formulir saat mengurus NIB atau layanan lain.
Menurut Undang Undang Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah, pemerintah menyediakan kemudahan, perlindungan, dan pemberdayaan bagi UMKM. Administrasi yang rapi membantu pelaku usaha memanfaatkan layanan tersebut.
Cara Mengurus Surat Keterangan Usaha di Desa atau Kelurahan
Prosedur pengajuan surat keterangan usaha mengikuti kebijakan pemerintah daerah. Sebagian kantor masih melayani pengajuan langsung, sedangkan daerah lain telah memakai layanan administrasi daring. Karena itu, pemohon perlu memastikan informasi terbaru sebelum datang.
Siapkan dokumen asli dan salinannya apabila diminta. Petugas dapat meminta pemohon memperbaiki data bila alamat usaha atau identitas belum sesuai. Waktu penyelesaian juga bergantung pada mekanisme layanan di masing-masing wilayah.
Secara umum, prosesnya dapat dilakukan melalui langkah berikut.
- Datangi kantor desa atau kelurahan sesuai domisili atau lokasi usaha.
- Tanyakan apakah SKU masih tersedia dan dokumen apa saja yang wajib dibawa.
- Siapkan KTP, Kartu Keluarga, serta keterangan alamat usaha bila diperlukan.
- Isi formulir permohonan dengan nama dan jenis usaha yang sesuai kondisi nyata.
- Serahkan berkas, lalu simpan tanda terima atau nomor kontak petugas untuk memantau proses.
Periksa Syarat di Wilayah Setempat
Beberapa wilayah dapat meminta surat pengantar RT dan RW, foto tempat usaha, atau dokumen pendukung lain. Ada pula daerah yang mengarahkan pemohon langsung membuat NIB melalui OSS.
Menurut Undang Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, pemerintah desa menyelenggarakan pemerintahan desa dan pelayanan kepada masyarakat. Pelayanan administrasi di desa dapat disesuaikan dengan aturan daerah serta kebutuhan warganya.
Utamakan NIB untuk Legalitas Usaha
Setelah mendapatkan surat keterangan usaha bila diperlukan, pelaku UMKM dapat melanjutkan pengurusan NIB melalui OSS. Data usaha harus sama dengan informasi yang dipakai pada dokumen lain agar proses verifikasi berjalan lancar.
Surat keterangan usaha tetap dapat disimpan sebagai arsip pendukung. Namun, NIB menjadi dokumen yang lebih relevan untuk kebutuhan legalitas usaha pada sistem perizinan saat ini.
