Usaha tidak dapat berjalan lancar ketika bahan baku atau barang dagangan datang terlambat. Kondisi ini bisa menghambat produksi, membuat stok kosong, hingga mengecewakan pelanggan. Karena itu, pelaku usaha perlu memahami peran supplier sebelum memilih mitra pasokan.
Supplier adalah istilah yang umum dipakai dalam kegiatan perdagangan untuk menyebut pihak yang memasok barang atau jasa kepada bisnis lain. Dalam bahasa Indonesia, supplier dikenal sebagai pemasok.
Pengertian Supplier dalam Kegiatan Usaha
Supplier bekerja di awal alur bisnis karena mereka menyediakan kebutuhan yang akan dijual kembali atau diolah oleh pembeli. Barang yang dipasok dapat berupa bahan mentah, komponen produksi, produk jadi, hingga perlengkapan operasional. Pilihan supplier akan memengaruhi harga jual, kualitas produk, dan kelancaran stok.
Apa Itu Supplier
Menurut Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring, pemasok adalah orang yang memasok. Dalam praktik bisnis, supplier dapat berupa petani, pabrik, grosir, perusahaan jasa, maupun individu yang mampu menyediakan kebutuhan usaha secara rutin.
Contohnya, toko roti dapat membeli tepung, gula, dan mentega dari pemasok bahan pangan. Sementara itu, bengkel dapat memperoleh suku cadang dari supplier otomotif.
Perbedaan Supplier dan Distributor
Supplier biasanya memasok barang langsung dari sumber produksi atau gudang mereka kepada pembeli bisnis. Distributor umumnya membeli produk dalam jumlah besar dari produsen, lalu menyalurkannya ke pengecer atau wilayah pemasaran tertentu.
Namun, satu perusahaan dapat menjalankan dua peran sekaligus. Perusahaan dapat menjadi supplier bagi toko kecil dan menjadi distributor untuk merek tertentu.
Fungsi Supplier dalam Rantai Pasok
Rantai pasok adalah alur perpindahan bahan, produk, dan informasi dari sumber hingga ke konsumen. Supplier berada pada tahap awal alur tersebut. Keterlambatan satu pemasok dapat memengaruhi proses berikutnya, termasuk produksi dan pengiriman barang.
Menyediakan Kebutuhan Produksi
Supplier membantu bisnis memperoleh bahan atau barang sesuai kebutuhan. Usaha minuman, misalnya, membutuhkan pemasok gula, kemasan, sedotan, dan bahan baku utama agar operasional tetap berjalan.
Menurut Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang atau Jasa Pemerintah, penyedia adalah pelaku usaha yang menyediakan barang atau jasa berdasarkan kontrak. Prinsip ketersediaan barang dan jasa ini juga relevan dalam hubungan bisnis sehari hari.
Menjaga Kualitas dan Ketersediaan Stok
Supplier yang baik mengirim barang dengan kualitas yang konsisten. Mereka juga memberi informasi lebih awal ketika stok menipis atau harga bahan berubah.
Komunikasi seperti ini membantu pemilik usaha menyusun jadwal belanja, mengatur produksi, dan menyiapkan pilihan pemasok lain bila diperlukan.
Jenis Supplier yang Perlu Dikenal
Jenis supplier dapat dibedakan dari produk yang mereka sediakan dan posisinya dalam proses bisnis. Pembagian ini memudahkan pelaku usaha menentukan kebutuhan pasokan. Setiap jenis memiliki cara kerja dan pertimbangan yang berbeda.
Supplier Barang dan Supplier Jasa
Supplier barang menyediakan produk fisik, seperti kain, sayuran, kemasan, alat tulis, atau peralatan elektronik. Supplier jasa menyediakan kebutuhan nonfisik, misalnya jasa pengiriman, kebersihan, perawatan mesin, atau desain kemasan.
Bisnis kafe dapat bekerja sama dengan kedua jenis supplier tersebut. Mereka membeli biji kopi dari pemasok barang dan memakai layanan pengiriman dari pemasok jasa.
Supplier Utama dan Supplier Pendukung
Supplier utama memasok kebutuhan yang langsung menentukan produk atau layanan inti bisnis. Pada usaha konveksi, pemasok kain termasuk supplier utama karena bahan itu dipakai untuk membuat pakaian.
Supplier pendukung menyediakan kebutuhan operasional, seperti tinta printer, kardus, atau alat kebersihan. Meski nilainya lebih kecil, pasokan pendukung tetap perlu dijaga agar kegiatan usaha tidak terganggu.
Cara Memilih Supplier yang Tepat
Harga murah sering menjadi pertimbangan awal saat mencari supplier. Namun, bisnis perlu melihat kualitas, ketepatan pengiriman, dan cara supplier menangani masalah. Penilaian yang lebih menyeluruh dapat mengurangi risiko stok bermasalah.
Periksa Kualitas dan Harga Barang
Mintalah sampel terlebih dahulu, terutama untuk bahan baku atau produk yang akan dijual kembali. Bandingkan kualitas barang, harga, jumlah minimal pembelian, serta biaya kirim dari beberapa pemasok.
Harga yang rendah dapat menambah biaya di kemudian hari apabila barang mudah rusak atau tidak sesuai pesanan.
Nilai Layanan dan Reputasi Supplier
Perhatikan kecepatan respons, kejelasan informasi stok, serta kesediaan supplier menangani komplain. Cari juga ulasan dari pembeli lain atau minta rekomendasi dari pelaku usaha yang pernah bekerja sama.
Berikut lima hal yang dapat diperiksa sebelum menentukan supplier:
- Kualitas barang sesuai sampel atau spesifikasi.
- Harga dan biaya pengiriman jelas sejak awal.
- Stok tersedia secara konsisten.
- Pengiriman memiliki jadwal yang dapat diandalkan.
- Supplier mudah dihubungi saat muncul kendala.
Supplier Adalah Mitra yang Perlu Dikelola
Supplier adalah pemasok yang membantu bisnis memperoleh barang atau jasa untuk menjalankan kegiatan usaha. Hubungan kerja yang rapi membuat pemilik usaha lebih mudah menjaga stok dan kualitas produk. Oleh karena itu, simpan catatan pesanan, pembayaran, serta evaluasi kinerja setiap pemasok secara berkala.
Buat Kesepakatan yang Jelas
Sepakati harga, jumlah pesanan, waktu kirim, metode pembayaran, dan aturan pengembalian barang sejak awal. Kesepakatan tertulis membantu kedua pihak memiliki acuan yang sama ketika terjadi perubahan atau kendala.
Dokumen sederhana seperti pesanan pembelian dan faktur juga membantu usaha mencatat arus barang dengan lebih tertib.
Siapkan Supplier Cadangan
Memiliki satu supplier cadangan dapat membantu bisnis saat pemasok utama kehabisan stok atau terlambat mengirim barang. Pilihan ini sangat berguna untuk bahan yang cepat habis dan sulit dicari.
Meski begitu, supplier cadangan tetap perlu diuji kualitasnya sebelum digunakan untuk pesanan besar.
